民生档案异地查档跨馆服务工作调研报告
为了解省内及有关省、市民生档案异地查档跨馆服务工作情况，xx省档案局（馆）分别于2017年、2018年组成调研组赴省内部分市（州），江苏、浙江两省开展民生档案异地查档跨馆服务工作专题调研，总结经验成绩，借鉴有关省市经验和做法，并就有关问题、差距和短板进行了思考，提出了工作建议。
一、xx省基本情况
2015年12月，xx省印发《xx省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》，决定自2016年2月1日起，正式启动全省民生档案异地查档跨馆服务工作。为确保此项工作正常开展，建立了覆盖全省的联络机制，确保运行的保障机制，利用过程的安全机制，跟踪问题的反馈机制等四项配套机制，通过全省各级档案部门共同努力，形成了齐抓共管的民生档案工作新格局，取得了显著成效。截至2018年底，全省各级档案部门为利用者提供跨馆查询服务5963例。
二、主要做法和成效
（一）强化组织领导。
自民生档案异地查档跨馆服务工作实施以来，各地高度重视，积极行动，把该项工作作为贯彻落实省委办公厅、省政府办公厅《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》和《xx省国家档案馆管理办法》的重要举措。内江市、资阳市等档案馆成立了民生档案异地查档跨馆服务工作领导小组，明确了分管领导、科（股）室和人员职责，并指定专人跟踪工作进度，建立工作责任清单，及时办结跨馆查档服务。自贡市、雅安市、阿坝州等档案馆明确了联络员职责和首问责任制，建立了全市联络员基本信息台账，并与全省民生档案异地查档跨馆服务联络机制相衔接。泸州市档案馆制定了《泸州市档案馆民生档案异地查档跨馆服务制度》。截至目前，全省21个市（州），183个县（市、区）均落实工作人员负责民生档案异地查档跨馆服务工作。
（二）狠抓宣传工作。大多数档案部门在门户网站、查阅利用大厅公示了民生档案异地查档跨馆服务流程、服务指南、联系方式，并借助“6·9”国际档案日、“12?4”国家宪法日等时间节点，开展民生档案异地查档跨馆服务工作宣传。如成都市、绵阳市、广元市、宜宾市、内江市、广安市、眉山市、资阳市、绵竹市、三台县、泸定县等档案馆积极通过广播、电视、报刊、橱窗、展板、档案网、微信公众号等传统、新型媒介进行宣传，主动向社会公开异地查档范围、工作流程、相关要求、联系电话等内容，扩大群众知晓率。
（三）夯实工作基础。
结合《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《国家基本专业档案目录》，加强对民生档案的收集、整理、利用以及数字化等工作。全省馆藏有8个门类民生档案以上的档案馆占30％以上；5～7个门类以上的占40％以上；5个门类以上的占70％以上。有近30％的档案馆数字化程度达到70～100％，如成都市及所属大部分县（市、区）、德阳市、xx市、眉山市、南充市顺庆区、嘉陵区、资阳市雁江区等档案馆。攀枝花市、甘孜州等档案馆对群众经常查阅利用的民生档案实行“优先进馆、优先数字化”。眉山市各县（区）、泸定县档案馆主动与民政部门对接，将婚姻档案提前接收进馆，并完成馆藏婚姻档案数字化工作。
（四）加强沟通协作。为更好开展工作，大部分档案馆除加强与全省档案系统内部沟通协作外，还主动与人社、民政、国土、住建、林业等部门加强沟通协调，积极争取其支持和配合。如雅安市名山区档案馆积极与当地民政部门衔接，进一步规范婚姻档案查询利用，得到利用者的支持和理解。
（五）落实设施设备。为确保工作顺利开展，大部分档案馆配备了工作所需的电脑、传真机、扫描仪、复印机、电话等设施设备，成都市金牛区、武侯区、攀枝花市及所属东区、仁和区、盐边区，xx市及所属船山区，乐山市犍为县，南充市营山县，达州市，凉山州雷波县、甘洛县、德昌县等均配有齐全的设施设备。资阳市档案馆投入1万多元购买了高精度的彩色打印机，用于打印异地查档跨馆服务所需要的有关证明材料，确保了证明材料的清晰度。
（六）开展跨省服务。
为更好满足川渝两地群众利用民生档案需求，省档案馆与重庆市档案馆在2018年联合开展了川渝两地“异地查档、跨馆服务”，省档案馆馆藏的表彰劳模、先进及黄埔军校同学录档案，重庆市档案馆馆藏的户籍在主城九区和长寿区的婚姻（民生）档案及重庆市劳动局部分招工档案，两地群众按有关规定，可申请查询利用，实现了川渝两地部分民生档案资源共享。同时，成都市档案馆先后与上海浦东、广州、深圳、杭州等10多个地区档案馆签订了民生档案异地查档协议，实现了跨地域、跨馆际查阅利用，做到了让“档案多跑路，群众少跑路”。
（七）社会反响良好。开展民生档案异地查档跨馆服务工作，对于进一步建立完善便民利民的档案利用服务体系，提升档案部门为民服务能力，实现民生档案异地查档一站式服务具有积极意义。广大利用者表示，异地查档跨馆服务工作快捷、便民，节省了自己往返两地的费用，免除了两地奔波之苦，真正体验和享受到了档案部门服务民生所带来的成果。同时，我省民生档案异地查档跨馆服务有关情况，被《xx日报》《中国档案报》采用，被xx省政府网、中国档案资讯网、重庆市档案信息网，江西省档案信息网等网站转载，取得较好的社会反响。
三、存在的问题
因受馆库空间、资源、经费，档案数字化进程、档案传输技术水平等因素制约，全省民生档案异地查档跨馆服务工作也存在一些不足，主要表现在：个别单位重视程度不够、民生档案资源建设相对滞后、民生档案数字化程度偏低，查档结果传输过程存在一定安全风险等。
四、下一步工作建议
（一）增强责任意识。民生档案与人民群众息息相关，是维护人民群众各项权益的原始凭证。利用者通过查阅与自身相关的民生档案，可解决工作和生活中遇到的一些困难和问题，维护自身合法权益。民生档案异地查档跨馆服务工作作为档案部门服务民生的重要举措，在解决利用者困难和问题的同时，也反映了档案部门在群众心目中的形象。要进一步提升对民生档案异地查档跨馆服务工作重要性的认识，增强工作的主动性和自觉性，把做好该工作作为档案部门坚持以人民为中心，服务好人民群众的重要抓手和分内职责，认真抓实抓好。
（二）加大宣传力度。利用电视、网络、报纸、横幅、挂图、展板、微信、微博等载体，发放档案宣传资料、开展现场档案咨询、在查阅利用大厅进行公示等方式，借助“6·9”国际档案日、“12·4”国家宪法日等时间节点，加大对民生档案异地查档跨馆服务工作的宣传力度，努力在本地区营造良好的宣传氛围。
（三）加强民生档案资源建设。
通过对江苏、浙江两地档案部门民生档案馆藏数量和种类分析，其丰富的馆藏和种类较多的民生档案对其开展好民生档案异地查档工作打下了坚实基础。为此，建议对查阅利用率较高的民生档案实行优先进馆，同时加强与涉及民生档案单位的沟通协作，加大对婚姻登记、工龄、计划生育、学籍学历、职称、荣誉、离退休、房产、土地、林权、公证、就业安置等民生档案的接收进馆，不断丰富民生档案馆藏数量和种类，为民生档案异地查档跨馆服务工作打下基础。
（四）加快民生档案数字化。江苏、浙江两地档案部门民生档案基本实现数字化，利用者提交申请后，受理的档案部门通过电脑就能迅速检索到有关信息，提高了工作效率。为此，建议在接收民生档案时，尽快落实纸质档案和数字化副本“双套制”接收制度。同时，按照“存量数字化、增量电子化”要求，加大对已进馆民生档案数字化项目资金争取和投入力度，加快推进数字化档案馆建设，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率偏低、信息共享度较差、档案查询利用效率不高等问题。
（五）探索建立民生档案查阅专用平台。浙江省、南京市依托省、市政府专网搭建的民生档案异地查档跨馆服务平台在业务交流、信息共享、信息传输、信息安全等方面起到了积极作用，较好解决了依托互联网模式运行，存在安全系数低等缺点。为此，建议有条件的地方可借鉴浙江省、南京市档案部门经验，依托政府专网，建立安全、高效、便捷、统一、规范的民生档案异地查档跨馆服务专用平台，做到“让群众少跑路，信息多跑路”。
（六）牢固树立安全意识。利用者填写的查档申请或有关档案涉及利用者姓名、身份信息、亲属信息、婚姻信息、联系方式，家庭住址等，一旦泄密，可能会给利用者带来一定影响。在日常工作中，要切实增强安全意识，除加强档案信息传输、传递过程的安全工作外，还应保护好利用者个人隐私，对不宜向他人公开的个人信息应提供利用者本人或家人利用而不提供无关的个人利用，防止利用者隐私流向社会，确保民生档案利用安全。
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