讲述人 ：黄洁、沈红旗 整理：肖雅文
进入了封控阶段后，百汇社区的工作量剧增。
此时，一支没有“组长”的志愿者团队应运而生，依靠一份不断迭代、更新的共享文档，居民们根据自身情况，自发完成注册上岗、排班调度、团购审核、物资运送等工作安排与对接。
文档创立者黄洁时常晚上十点还在工作开会，她没想到，几条简单的链接，就能实现协调对接的“自动化”。
共创的文档
3月2日小区被封后，70多岁的党员陈霞文开始牵头帮大家买菜。我在群里问了句“年轻人能做点什么”，就被拉入了购菜的小队伍。
后来，随着疫情的蔓延，小区要求“足不出户”，物资转运、社区团购等工作量大增，原来的队伍有些捉襟见肘。
但这次的志愿者动员效果却不如从前。
对志愿工作风险的顾虑、对团购标准的争议……种种问题让我们意识到，只有让志愿工作和团购的每一步都准确可控，才能打消大家的疑虑。
于是，我尝试先从团购开始，创建了共享文档的第一个链接。团长需要将团购品类、品牌、日期、配送方式、时间、联系人等信息进行及时同步，而文档则会自动标识筛选今日或明日到货的团购信息，以确保当班志愿者们对接顺畅。
一边是团长自主更新团购信息，一边是志愿者实时掌握进度，不少临时变动也能同步知晓。这样一来，志愿者小组中的任何一个成员都能及时“补位”，谁临时去开会或者要去带小孩都不要紧，面对居民们的疑问和担忧，志愿者也都能及时回应。
协作的进化
其实，从建立第一个链接到现在，共享文档使用频率最高的人不是我，而是“总调度”咪咪。
咪咪（左一）本名许登莺，往往也是特殊情况下为值班“托底”的那个人。
大家的工作都很忙，居家办公又把时间切得很碎，平衡工作、家务与志愿服务并不太容易。
刚开始，志愿者排班统计的手段还比较传统，是在群里举手报名，再由咪咪统计。后来，志愿者人数多了，人员的不确定性也增加了，排班的链接就被咪咪放入了共享文档。
志愿者们自行填写可服务时段，自行更新服务次数。而咪咪则根据大家的上报时间以及工作量，提前一周公示排班表，留出时间应对临时调整，也保障时间利用精准合理、灵活有序。
团购的流程也不断被优化。为确保团购秩序的健康，增加了商户信息登记表。而原本的资质核验环节，也因为有“火眼金睛”邻居杜俊，变得更加有据可循。
杜俊还曾半夜帮助小区制作了两张热血的志愿者招募海报。
随着疑虑的打消，越来越多的人想加入成为团长和志愿者。在热心邻居闻君的建议下，我们又更新了一张流程图，让新团长和志愿者能在“10步”之内掌握工作内容和方法。
再后来，自我防护小测试、自我防护阅读材料、爱心捐款名录、筹款统计公示报告……由邻居和志愿者们梳理并创立的共享文档的链接越来越多。
我印象很深的有一位志愿者，她从注册到当班，自始至终都没问过一个问题，但将工作完成得很好。她的每一个规范操作都能证明，她认真看了文档中的每一个链接。
我这才更加感慨文档背后的力量，任何一位居民，其实都是“身兼数职”，但无论想成为志愿者还是想成为团长，只要依照这份提示和流程，就可能迅速从入门“小白”到成为“满级”团长或志愿者，大大降低了对接和沟通的成本。
共同的心愿
除了我、咪咪、杜俊，还有派单负责人张静、财务监督人曹世洁、防疫物资采购杨善美、张俊彦……还有很多我叫不出名字的邻居、伙伴，但几乎所有居民有效的建议都会被整理进文档，似乎变成一种流程和习惯。
沈红旗（左一）是一位老师，大家给他的雅号是“物件速达”。在岗时穿梭于楼栋内，满足居民们配药等“特殊需求”。
第一个链接产生之后，接二连三地，其他干货就陆续出现。我发现，共享和同步了信息之后，志愿者团队运转越来越顺利，居民之间的默契与信任也与日俱增。而我们最大的收获就是，再也不愁没有志愿者了。
现在，我们的志愿者群从20人变成了55人，最开始，大家的心愿是早日解散该群，而现在大家想的是解封之后，如何延续这份紧密的连接。
栏目主编：龚丹韵
图片均由受访者提供
来源：作者：肖雅文
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