身在职场，总是有各种各样的会要开。然而，你是否发现开会这件事，存在越来越多的问题？

【开会痛点】

问题一：迟到早退

明明会议时间已经到了，总有人姗姗来迟，一副懒散的样子慢悠悠地走进来。也有人干脆遗忘了会议时间，需要打电话去提醒。

更有甚者，会议还没结束，借着去洗手间的由头悄悄溜了。

问题二：睡觉

明明发言的人说的激情澎湃，却在角落里传来了呼噜声，或是放眼望去，大家东倒西歪，一个个无精打采、哈气连天的样子。

问题三：玩手机

无论会上谁发言，自顾自的低头玩手机，有的还会不小心把视频点开出现声音，在会场显得那么刺耳。沉浸在手机的世界里，仿佛现实世界早与自己无关。

问题四：无法做决策

会议一般都是讨论确认方案，是解决问题、需要相关参会部门做出决策的。然而，有些部门负责人却总是派替身参会，而来参会的同事又无法决定相关事项，导致会议无疾而终。

问题五：会后无落实

会开了很多，任务也布置下去，但是到时间节点时，成果拿不出来。会后无落实，会相当于白开。

以上还只是会议痛点的冰山一角。

其他比如：会议像懒婆娘的裹脚布又臭又长；

会议根本无意义却又浪费大家宝贵时间；

会前准备不充分，参会的人不知道开的是什么会，不知道自己扮演什么角色；

会议发言无准备，临场发挥又失误等等等等。

那么，难道所有的会议都是这个样子么？

不！当然不！

【某地产公司WD开会是怎样一种体验？】

我们可以来看看WD开会是怎样一种体验？

第一、没人敢迟到。

如果你敢迟到，你一定会很难堪！这不是指要罚你多狠，指的是你自己的心理体验，很难堪。

曾经有个总经理级别的领导第一次开总裁会，当时通知的时间是9点，他“掐点”去的，一进会场，大家都用异样的眼神看他，看得他心里直发毛。

会后，有同事好心提醒：下次早点来吧，就你敢“掐点”来。

第二次开会，他提前5分钟来了，但是还是被大家每个人异样的目光“瞩目”了一番。

他不解，后来才知道，在WD开会有个不成文的规定：大大小小的会，下一级一定会比上一级提前早到5-10分钟。

这不仅是一种尊重，更是一种对待会议的态度。

第二、没人敢睡觉。

在每年的WD年会上，王总都会作一个精彩的大会发言，精彩是因为：

他的工作报告都是亲自手写，从不用枪手；

他的工作报告只有他自己知道，从来不在会前印刷；

他的报告既有宏观分析，也有客观业绩，还有微观褒贬，更有未来走势。

一个半小时的报告，酣畅淋漓，让你大有收获。你必须用笔认真记，因为下午的分组讨论你必须真刀实枪地讲。所以，这样的大会你敢睡吗？你愿意睡吗？

第三、准时散会。

基本上会议手册定的几点就会几点结束，极少有拖延开会时间的时候。

这里，WD做到了三点：

会议通知时就明确会议开始及结束的时间；

合理安排切实可行的会议议程，明确每件事项的讨论时间；

会议主持人必须有效调动与会人员的积极性和控制好会议时间。

一个重要的事实是，在WD，只要王总讲话，如果他说要讲1个小时，那基本上距离结束时间左右不会差5分钟，这点你做得到吗？

说了你可能不信，对于一些重要的会议，有的与会发言者要提前预演，有时还不止一遍。几乎所有人都能做到说几分钟就几分钟，只会缩时。

因此不管多长的会议，由于每个发言都很精准，所以准时散会就是一件很容易的事。

除了有制度约束、规范，高层以及所有人的时间观念和责任意识至关重要。

第四、扯淡的会，不开。

开会从来没有空话、废话，开会是要解决问题的，不是来听你唠叨的。

因此，会场经常会有发言和汇报被打断，因为你跑题了，或者“这个根本用不着跟我汇报”。

开会也用PPT，但都是极简风格，有规范模板，杜绝花里胡哨。

一般开会不许超过10张，给董事长、总裁汇报基本不会超过3张。当然这3张都是筋骨，筋骨后基本上都有超链接，如果领导问细节，后面有更细的。

有些外面广告公司煞费苦心设计精美的PPT，有原因、有背景、有问题，可是悲催的是，这些都会统统被“杀掉”，直奔解决方案。有一个公司做了50多张PPT，结果只听了3张的实质内容。

一家企业要来全面取经，涉及到管理、财务、人力、管控、信息化、纪检、企业文化等，WD每个板块的一把手每人讲述一刻钟，每人10张PPT，效率之高、干货之干，令那家企业高管们惊叹不已。

一句话，扯淡的会，从来不开。

第五、不找替身。

派来的人要能拍板，能定意见，参会不是代表个人，是要代表部门参会，不能涉及到部门时说：“不清楚”、“不归我负责”、“我回去汇报后才能确定”。

一句话，找个能管事的来开会就对了。

领导问什么就答什么，不能答非所问。有些人开会，领导一问到某关键事项是否完成时，就采取迂回战术讲一大堆的没有完成的理由。

其实领导最关心结果，可以先讲结果，如领导需要再阐述原因即可。

汇报不能找替身，如果副总裁听会，必须总经理汇报，如果总裁听会，必须副总裁汇报。

这就保证领导必须身体力行，必须全面了解，决不允许你找个具体负责的人来替你作汇报。

WD的领导，个个都是行家，谁也蒙不了谁。

第六、精细的会务手册

如果你有幸得到一本WD大中型会议会务手册，即便你不是组织活动出身，基本你组织其他的会议，也能得心应手了。

细节，是WD开会最关键的。

除了参会必要的流程、参会人员、参会的主题、会议每一个议程的时间……甚至参会人员每人每天每场在哪个桌子开会，需要穿什么服装，在哪个餐厅、哪个位置就餐，参会当天的天气如何等都有详细的说明和介绍。

年会的胸卡就是一个浓缩的会务流程，一个小卡片就是一个为你私人定制的数据库。

以年会的胸卡为例，胸卡的正面是你的照片、姓名、部门、职务等信息。

背面，是两天会议的全部的流程：第一天，晚宴地点、具体时间、每人就餐的桌号；第二天，开大会的时间、地点、每人的座位号，分论坛的场次、时间、地点、每人的座位号。

看完这一张卡，你这两天该怎么做一目了然。

第七、强大的会议督办系统

不要以为开完会就可以一拍屁股走人，WD的重要会议都有纪要，也不要以为有了会议纪要就万事大吉，还有一套强大的会议督办系统。

开会确定的事会落实到每个人每件事、到具体时间段。

每个部门每周至少有一次例会，每个月有月度会，季度会，还有半年总结会和全年大会。

最常见的是每个部门的周例会，为了跟踪会议纪要中涉及的行动计划及重要工作，WD自己开发了一个任务追踪系统，目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。

具体做法：

每次会议，你会看到在这个开发的系统里显示你的任务要完成的日期、目前完成的进度。

项目负责人对照此，要汇报目前完成了哪些工作，还需要做哪些工作，下次开会预计进度是百分之多少，能否在预定时间完成整个项目目标等，记录员会将这些数据一一录入系统，下次开会一一核对复盘，并再次建立新的任务进度。

另外，手机会在快接近任务节点时，自动提醒你加快项目进程。

你总会听到这样的话吧——“会后，我们要狠抓落实”。在WD，根本没有这样的词儿，因为WD有一套强有力的落实方法。

很多人惊叹WD的执行力，其实你读懂了WD是如何开会的，就基本上能理解一些了。

【究竟如何高效开会？】

究竟要怎么做才能保证会议有效并高效的召开，以促进企业管理水平及运营能力的提升呢？

除了借鉴上面的方法之外，还有以下一些针对不同会议采用不同方式的办法：

第一种：项目早会

8人以下，每人2-3分钟，站立，每人三个问题：昨天工作完成情况，未完成原因和遇到的问题，今天计划任务。

第二种：短会或周会

控制22分钟的会议时间，避免将自己和他人带入无休止的会议“拉锯战”中。

第三种：重要一点的会议

引用一个思维导图，分别从会议召集、角色与职责分配、会议讨论、达成协议、促使各方兑现承诺等五个方面进行阐述。

其他几点建议：

只去参加必要的会议。

准时开始，准时结束，有可能的话，尽量站着开会，这样结束最快。

明确会议时间、目的、流程，确保每个人了解会议内容。

让提出问题的人给出解决方案，并列出优缺点，在会议上二选一或三选一。

会议后分发会议记录到参与人邮箱，明确会议的结论、任务、执行人和期限，及时追踪和确认。

再给大家推荐一本曾受到孙中山先生重视的书——《罗伯特议事规则》，关于如何高效召开会议有十分经典的解读，也就是上文引用的思维导图出处。

最后，关于标题中那个开会时玩手机的问题，除了与会领导的震慑、会议组织的尽心、会议禁止带手机的规定等之外，还有最为重要的一点是：尊重。

与会人员对会议的尊重，对发言人的尊重。

相信，你知道该怎么做了。

END

【作者简介】

大家好，我是“公子札记”，坚信“你的人生，用你的经历定义”。 资深地产人，专注干货分享。 知乎/公众号：“李公子札记”创始人。 关注我，让我们共同精进，不断跃迁。