公文起草应当把握的四个关键之点
岳海翔
内容确定之后，公文的制发工作就转入了文稿的起草阶段，也称拟稿阶段或撰稿阶段。公文的起草，是作者根据写作构思,按一定的结构形式，运用书面语言把所要写的内容反映出来，固定下来，使之物态化（成为书面材料）的行为方式和行为过程。一般从形式到内容都还比较粗糙，它是供讨论、修改和审批使用的。起草的时候，起草者必须首先明确文稿起草的基本要求，只有这样，才可能写出好的文稿。
起草，是整个文书制发过程的重要环节。不经起草，作者所要反映的内容还只存在于头脑中或口头上，决不会成为公文。可以说，起草是公文由主观意识走向文字存在的桥梁。同时，即使经过了起草，也还有好与不好之分；如果写得不好，内容也不能充分、准确地表达出来。可见，文稿起草是公文制发工作的一个必不可少的、至关重要的环节。此外，公文质量的高低，直接体现出发文机关的思想水平、政策水平、领导能力和工作效率的高低，所以公文起草对于整个机关工作来说也是十分重要的。
公文的起草要求具体表现为：
（一）观点明确
公文是直接用观点指导行动的，因此，观点必须明确，否则，收文者将不知道该做什么，应如何去做。
观点，就是对公文涉及的事项或问题所提出的见解、主张或所持的态度。观点明确，有以下四层含义：
1.符合国家规定。公文是推动公务活动开展的重要工具，因此，公文中所涉及的内容一定要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和法规的有关规定，不得与之相违背。只有这样，才能确保公文的法定性、权威性和有效性。
2.符合领导意图。正确的领导意图，是党和国家的方针、政策等在公文所涉及实际问题上的具体化。它既反映、体现着党和国家的方针、政策，又不是党和国家的方针、政策；它是机关领导成员集体根据国家的方针、政策等解决实际问题时形成的具体意见、主张、办法。公文是机关领导成员集体意图或意志的体现，当然必须符合这个集体的意图、意志。
3.有具体的意见措施。公文是为办理实际公务而制发的，必须讲求实用性，即必须拿出具体的意见，提出具体措施；否则，就会成为“一张空文”，毫无价值。
4.文字表达准确、鲜明。公文的观点是什么，不是什么；赞成或反对什么，肯定或否定什么，都要用语言文字清清楚楚地、分寸得当地表达出来，绝不能含糊不清、抽象笼统。
（二）材料精当
与其他文章相比，写进公文中的材料应该更为精严、得当。具体地说，公文对材料的要求是真实确凿、清楚简约、充分有力。
1.真实确凿。真实确凿，就是指摄入公文中的材料必须与客观事实的本来面目相符，而且是完全相符，不得有一丝一毫的变形走样。公文的材料也要经过选择、提炼、加工，在这个过程中，本来就容易、就有可能掺入人的主观因素，加之公文又有直接功利性，材料中掺入人的主观因素的机会就更多，可能性更大。正因为如此，对公文材料真实性的要求也就更高、更严。
2.清楚简约。这是表达方面的问题。包括两个方面，一是公文内容所涉及的人、地、事、因、果要交代得一清二楚；二是对人、地、事、因、果的交代要概括、简明，不能失之繁冗。
3.充分有力。材料充分有力，有两层含义：一是材料要与观点保持一致，能够确实支持观点，说明观点；二是材料要典型，能够充分地适应并满足观点的需要，有力地说明观点。
（三）条理清楚
所谓条理清楚，就是指要做到言之有理，言之有序，主要表现在三个方面：
1.观点与材料有机结合。是指起草公文时，要善于运用具体的材料说明具体的观点，而不是任意堆积材料、罗列材料或随意举例，把材料和观点硬行拼凑在一起。观点来自材料，材料证实观点，这就是观点和材料之间的内在逻辑联系。公文写作一定要遵循并显示这种规律性。
2.前后关系清楚。即指公文的上下文之间要紧密联系，而不能相互脱节。要做到这一点，必须善于发现并揭示公文上下文内容之间的内在因果关系。这种因果关系主要有两种表现方式：
一是因由式。因由式就是揭示事项提起的原因或根据，回答为什么要这样做。篇幅较长的公文，往往要用相当多的文字说明因由；篇幅较短的公文，也要一语点明因由，以增强说服力。
二是溯源式。溯源式就是解释事件结局或工作成就取得的原因，回答为什么会这样。具体表达方式有两种，一种是直接点明要追根求源，然后加以具体阐述；一种是不直接点明，而实际上却是追根求源，例如一些报告中对经验教训的叙写，就是试图回答事情成败的原因。
3.结构布局得当。结构布局得当，是公文条理清楚的一个重要条件。结构布局的方式是多种多样的，往往因内容和文种而异，安排时要善于具体对待，不可强求一律，形成僵死的模式。
（四）角度得体
角度就是位置，就是视点。在起草中，它常常表现为审视和对待事情或问题的立场、方式、态度，表现为行文的语气等。
各种公文，甚至每份公文，由于内容、意图、作用、对象以及行文方向的不同，在写作时都有各自的特定角度。角度往往具体体现在行文上，显示在语言的语词、语气和文字的繁简等方面。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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