无论是在面试的时候还是在写作的时候，很多人喜欢谈简化工作流程，提高工作效率，在工作中进行创新。
到真正落实的时候，大多数人都会犯懵。
什么叫简化工作流程，在工作中进行创新？这也太高大上了，太不接地气，太难办到了吧！
有没有人跟我同样的想法，简化工作流程应该是那些聪明人的事情，或者是领导的事情，和我这样的普通员工并无关系，我能想到的别人早就想到了吧！
我后来惊讶的发现，在我目前的这份工作中，我还真做到了好几处简化工作流程，提高工作效率。
因为我对自己工作流程的改进，让一些原来需要半个小时左右完成的事情只需要几分钟完成。
这让我明白了，即使我们这样的普通人，只要肯定脑筋，愿意思考，就能在工作中具有创造性。
虽然推动我去简化工作流程的原动力就是懒。
我不想在工作突然来临的时候，火急火燎，还要加班；
我也不想面临领导的不断催促。
我的这些改进，不仅让我自己受益，也能让后面继我这个位置的人员受益。
现在我想和大家分享一下，我是如何在这份简单的工作中进行工作中的创新，提高工作效率，解放自己的双手和时间。
1
发送短信息
我们公司的工作人员分为五类人，我用A,B,C,D,E来代替。
这五类人，代表在公司地位、价值和薪水上的不同。
大面上看，一片祥和；从细微处看，可见诸多微妙的不同。
虽然整个社会不断宣扬人人平等，但平等的只是人权。
现实是，每个人的心中都有一把称，在衡量对方的价值。
如果一个人的价值高，大多数人在和这个人相处的过程中相应会舍得投入更多的时间、精力、态度和金钱。
上下级之间，同事，友情，爱情乃至亲情之间也不例外。
所以，正在奋斗的年轻人们，还是需要更加努力，为自己争取更高的位置，赢取更多的尊重。
对内发工作短信的时候就会碰到问题。
有些时候我们需要发送的是A,B,C类人员，有些时候我们需要发送的是D,E类人员。
总而言之，就是几类人员的混搭。
以前的工作人员就是到了需要发送这样短信的时候，挨个挨个在系统中勾选人员，勾选好了以后再谨慎核对。
每类人员至少30余个。
平时勾选并核对A,B,C类人员，熟练的话大概需要半个小时左右。
在时间紧急的情况下，勾选并核对会非常仓促，还需面对领导的不断催促；
每次发送短信都会诚惶诚恐，担心核对的时候不小心出错。
我仔细观察了下我们的短信发送系统，开始用几个同事的手机号码进行测试。
我将几个同事的手机号码勾选入短信发送框，注意到发送框里面显示出几个同事的名字和对应的手机号码，有固定的格式。
我尝试着将短信发送框里面的人员信息复制粘贴到WORD文档。
重新打开新的短信发送框，将WORD文档中人员信息再复制粘贴到短信发送框内。
虚拟短信内容进行发送，果不其然这几个同事的手机都收到了短信。
自此，我信心满满的将A,B,C,D,E类人员，分类按照短信发送框内的呈现的格式做成人员名单保存进WORD文档。
以后发送短信的时候，需要哪类人员我就从WORD文档里面复制哪类人员名单进短信发送框。
例如说，需要发送A，B,C三类人员，我就把这三类人员全部进行复制，粘贴进短信发送框。
前期在WORD文档中核对两遍人员名单，以后每次发送短信都无需核对人员名单。
只是公司人员变动时候，及时更换补替人员名单即可。
至此，将平时需要半个小时左右完成的短信发送简化成几分钟完成。
我开心的跟同事分享自己所测验出来的。
同事说她在这个岗位工作一年多，因为觉得每个月顶多发几次短信，就没有做过多探究。
我明白了，简化工作流程并不是聪明人的专利，如果论聪明程度，这位同事分分钟把我秒杀。
只是因为她并不想在这个基础的岗位停留很久，只是将这儿作为一个临时性的过渡，所以才懒得多思考。
亲爱的小伙伴们，如果想在工作中有所创造，一定要沉下心来，不能浮于表面。
即使是一些简单的，基础性的工作，也是存在改进的空间。
前些天看见新闻中报道，一个超市打蚊子的阿姨，潜心研究蚊子的活动规律，给蚊子制作作息表，成为了“蚊子灭霸”，严谨的工作态度成为了美谈。
2
文件存储和管理
我们办公室储存了很多文件，以供公司内各个部门查阅文件使用。
虽然我们已经将文件名字和编号输入电脑，制作成表格，为便于查找还按文件来源进行分门别类。
但因我们的文件来源多而杂，有些分门别类并不能精确描述。
会存在找完这个文件存储箱还需找另外一个箱子的情况。
还有时候一个文件未归原位，放错了箱子，就会找的头疼。
我寻思着用铅笔在每个文件左上角编上号码，对应的文件电子档上写上对应编号。
这样当他人要寻找某个文件的时候，我可以在电子档里面搜索名字，查出编号，然后到文件储存箱去找带有这个编号的文件。
此时我无需像以前一样挨个挨个看文件名字和日期，只需要快速翻动一叠文件的左上角，找到对应的编号即可。
年底整理文件的时候，我们也可以将分门别类的文件从存储柜中拿出，按照文件编号快速将文件进行排列整理。
3
提前准备工作
我们工作中有一部分是整理本公司的发文目录和发文文件，每季度上报后存档。
有时候领导需要发文目录和文件，给定一个很短的时间让我们上报。
每每这个时候，如果还有其他工作在手，也是赶紧的够呛。
一个季度整理一次发文目录和文件还存在另外一个问题。
就是发文文件是公司内其他部门拿过来的，需要他们提供部门领导的签字联。
经常会出现这样的情况。
其他部门说把领导签字联给我们了，我们却没收到。
有可能是其他部门人员记错了，他们并没有给我们；
也有可能是我们办公室两名工作人员其中之一接收了文件，放错了柜子或忘记放哪了。
在这样的情况下，每到一个发文文件，我就在电脑上输入文件名字和日期进行记录，检查合格后用文件夹夹起来。
因为实时进行清理，就再文发生文件找不到，有理说不清的情况。
4
实时控制的重要性
公司要求骨干人员学习一系列视频课程，学习完成后还需在线考试。
这个督促工作交由我来完成。
我建立了一个群，把所有需要学习的骨干人员拉入到这个群中。
虽然建立这个群的时候，确实很麻烦。
30多个骨干人员，又都分布于公司各个部门，有的不常见面。
我需要给每个人打电话说清楚学习内容，学习要求和时间节点，添加个人微信，拉入群中。
但建立这个群对后期的督促工作有很大作用。
这个工作要求半年内完成。
其实如果每天坚持学习，仅需半个月即可完成。
前期，为不打扰各位骨干的正常工作，我只是每半个月在群里面催促一次。
到最后一个半月的时候，百分之八十的人员已经完成了学习和考试，还有八个一直拖拖拉拉。
这时候，我会导出学习分数报表，将已经完成的人员剔除报表，只显示未完成人员的名单和分数，发布在群里，并打电话进行督促。
同事说我真是爱操心，他们每个人都可以在自己的系统里看到自己的学习情况和分数，我却花时间帮他们整理出来。
但是我不是这么认为的，这个工作的负责人是我，可以说我比这些骨干要着急。
如果完全依赖他们的自觉性，可能就没有意识到此项工作的重要性和紧迫性，或者是因忙其他工作会忘记了这项工作，从而导致这项由我主导的工作无法按时按质完成。
只有我不断的催促，才能让他们在众多工作中不断记起这项工作，能够抽时间完成。
在群里公布分数和未完成学习人员名单，一方面让他们了解自己的学习情况，给他们便利，另外一方面也是通过外界形成压迫感。
每个人都有向上向好的想法，有从众的心理和行为。
当他们看到大多数人已经完成，根据从众心理，他们也不希望最后未完成人员名单中只剩下自己一个人的名字孤零零的出现在群里。
在工作中，有时候吃小亏是福，一切应朝着能更好更便捷的完成工作前进。
最后的最后，愿每个人通过努力能在自己的工作中获得更多的成就感和价值感。
以上，共勉。
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