办公室工作职能及工作流程
目录
第一部分 办公室管理职能和岗位职能 1
第二部分 办公室工作流程 3
流程一；收文流程 3
流程二；发文流程 4
流程三；车辆管理流程 5
流程四；办公用品、采购、入库、领用流程 6
流程五；招聘工作流程 7
流程六；入职工作流程 8
流程七；培训工作流程 9
流程八；辞职工作流程 10
流程九：接待工作流程 11
第一部分 办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能
主任岗位职能
文员职责
涉及工作流程
涉及相关制度及标准
涉及相关表单
项目
简要说明
1
员工招聘入职管理
员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。
①审查员工履历 ②报请领导审核 ③面试 ④根据综考情况批准入职
协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等
员工入职流程
员工入职管理制度
《履历表》 《应聘人员登记表
2
员工调动管理
根据公司安排，对跨部门人员变动采取调令的方式；部门内部的变动需报送行政办级单位主要领导
①审核调动手续 ②监督检查
内部岗位变动登记表
员工调动流程
调动管理制度
《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》
3
劳动合同管理
员工实习一至两个月，可以书面申请与单位签订劳动合同
①全面负责 ②审核
①初拟合同②签订合同文本 ③存档
签订劳动合同流程
合同书标准文本
《合同书》 《用工合同》 《员工登记表》
4
员工辞职管理
员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批、办理交接手续
①全面负责 ②审核
①办理辞职手续②接受辞职申请③收集交接表
员工辞职流程
员工辞职管理制度
《员工离职交接清单》
5
培训管理
单位对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训相结合方式进行
①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分析
①培训通知②培训场地、会务服务
培训流程
员工培训管理制度
《培训计划表》
6
考核管理
单位对各部门、各种业务人员定期进行考核，奖优罚劣。
①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表
①发放通知②参与考核、统计
①部门月度考核流程②业务员年度考核流程
全体员工绩效考核制度
《每月绩效考核表》
7
费用审核管理
单位对手机费用、车辆费用进行审核
①车辆燃油费、过路费、停车费审核②车辆维修费用审核
①手机费登记 ②车辆费用登记
费用审核登记流程
①车辆费用登记表②车辆一览表③手机费用登记表
《车辆管理制度》
8
收文管理
收文要求及时传阅
①审核 ②督办
①登记 ②承办
收文流程
收文登记薄
收文程序
9
发文管理
发文要求使用公文文种，遵守行文规范格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，相关领导签发，规定发文号、印刷份数和时限。
①审核 ②注发 ③用印
①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档
发文流程
发文登记薄
发文程序
10
印章管理
各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。
①审批日常文件，合同和其他公文用印 ②单位印章的保管
①用印登记②办公室印章保管
印章使用流程
印章使用登记表
印章管理制度
11
档案管理
涉及公司有关经营累、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。
①全面负责 ②监督考核 ③销毁批准 ④审核借阅请求
①复印、打印2借阅登记③借阅分类、整理④编制档案明细表
①文档管理流程②文档借阅（复印）流程
①档案明细表②合同登记表
档案管理制度
12
会议管理
单位召开的各种会议的安排
①统筹安排 ②会务协调
①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作
会议流程
①会议签到薄②会议记录薄
会议管理制度
13
卫生制度
保证单位办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。
①全面负责 ②督查检查
参与检查
①办公区及各部门评分表
卫生管理制度
14
考勤管理
对单位员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。
①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ④设备维护
①人员异动通报②协助管理③定期考勤
15
网络管理
对单位电脑、网络、指纹考勤机等进行管理维护
①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护
协助管理
第二部分 办公室工作流程
流程一；收文流程
收文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
流程起始
收文
签收、登记
流程结束
落实
审阅
一般文件
承办、督办
阅读、拟办
承办、落实
流程结束
流程二；发文流程
发文流程
文员
办公室主任
单位领导
分管领导及处理
流程起始
流程结束
拟稿
初核
编号、发文
存档
审阅
重要文件
一
一般文件
打印、核对
签发
流程结束
签收
流程三；车辆管理流程
部门用车人
办公室
办公室主任
单位领导
驾驶员
流程起始
流程结束
申请
登记
记录、存档
批准
同意 同意
安排车辆
完成反馈任务
出车
流程四；办公用品、采购、入库、领用流程
部门
行政办
单位领导
流程起始
流程结束
领用
提出使用申请
根据需求提出计划
审核
验收入库、登记并建立台帐
物资采购
审批
流程五；招聘工作流程
用人部门
总经办（行政办）
分管领导
主要领导
流程起始
人员空缺
有无编制
增补申请呢
确定招聘方式
发布招聘信息
特殊岗位人员
笔试、面试资格审定
简历存档
办理入职
待遇面谈
流程结束
确定试用
复试
核准
批准
复试
流程六；入职工作流程
员工
总经办（行政办）
用人部门
流程起始
本人申请
试用意见
开具派遣单到用人部门试用
填写履历表、招工登记表
通过
录用
签订合同
正式办理录用
调剂或婉拒
正式开具派遣单
流程结束
办理上岗证、工资、单排等
评估
实习
上岗及培训
接收
流程七；培训工作流程
员工
部门
总经办
公司领导
参加培训
参加考试、考核
总结
培训要求
流程起始
流程结束
记录培训档案
培训效果评估
培训测试
实施培训计划
制定培训计划
培训需求分析
审批
流程八；辞职工作流程
主要领导
分管领导
部门
员工
行政办
财务部
审批
审批
退回上岗证、工作服
部门签字
流程起始
书面申请
逐级签署意见
流程结束
办理全系统辞职手续
审批
退换办公品
持辞职申请表
查询移交情况
领辞职流程申请表
查询欠款情况
流程九：接待工作流程
来访客人
相关部门接待人员
各部办领导
办公室主任
总经理
客人到访
流程起始
具体落实
明确客人身份、来访事由
请示相关领导
决定方案
了解情况
流程结束
了解落实情况
汇报、报账
落实
制定接待方案
审批
............试读结束............
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