人事系列:企业人力资源档案管理办法

本办法主要针对现在民营企业入职的大学生档案进行了一些业务规范,确保民营企业及民营企业入职的大学生更加重视起人事档案。

第一章 总 则

第一条 为规范和加强人力资源职能部门的档案管理,妥善有效地保护和利用,为企业员工晋升提供科学的依据,依据《公司档案管理规定》,结合民营企业的实际特制定本办法。

第二条 人力资源档案工作是公司组织人力资源工作的重要组成部分,也是公司档案工作的重要组成部分。

第三条 本办法适用于公司及其所属分支机构人力资源职能部门的人力资源档案管理工作。

本办法所称人力资源档案不包括人事档案,公司员工人事档案部分要定期交由员工委托存档的区县人力资源公共服务中心。

第四条 公司应当加强人力资源档案管理工作,建立和完善人力资源档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证人力资源档案的真实、完整、可用、安全。

第五条 人力资源档案管理要求:内容准确完整,分类科学统一;立卷归档及时,查阅使用方便;制度措施健全,管理手续严密;设施配套完整,存放保管安全。

人事系列:企业人力资源档案管理办法

第二章 管理职责

第六条 人力资源档案管理是公司综合管理部人力资源工作的重要组成部分,应加强对人力资源档案管理的组织领导。指定专人具体负责人力资源档案管理工作。

第七条 人力资源档案管理人员主要职责:

(一)严格执行国家、人社部、组织部等有关人力资源档案管理规定,制订本公司的管理细则、规范。

(二)及时收集、整理人力资源档案,按规定立卷建档,每年定期更新 人力资源档案目录。

(三)办理人力资源档案查阅、借用、复制等利用工作,并及时收回归档,做好登记。

(四)加强人力资源档案管理,确保档案资料安全完整。

(五)对保管期满和失去保存价值的人力资源档案进行鉴定、报备登记并办理申报销毁事宜。

第八条 当年立卷归档的人力资源档案整理完成后,年度人力资源档案管理工作报告要逐级报部门负责人、分管副总阅示,必要时抄报总裁、董事长。

人力资源总监应加强本公司人力资源档案工作的监督检查。

人力资源经理要对当年立卷整理归档的人力资源资料的完整性、真实性要进行全面、细致把握,确保没有疏漏。

其他部门应当配合人力资源档案管理人员做好人力资源档案资料的收集、整理、归档工作。

第九条 当年应该归档到员工人事档案的,应在翌年7月31日前办理完成。

 第三章 档案分类

第十条 人力资源档案是指过去和现在本部门从事人力资源部业务(招聘、培训;薪酬福利、考核奖惩;员工关系、劳动合同、档案管理等)和企业管理活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。具体包括:

(一)法规文书类

法规文书主要包括国家有关部门关于人力资源、人事档案有关方面的政策和规章制度,公司依法制定或修订完善的人力资源管理规范、岗位职责、岗位说明书等。

(二)工作文书类:

工作文书主要包括企业在从事经济活动中人力资源管理工作所发生的计划、总结,员工总结述职、请示报告、任免文件等。

(三)员工劳动合同类

员工劳动合同类正本归档,副本可以与员工档案存档1份。

(四)员工人事档案类:

员工人事档案含个人履历;入职登记表、职级(岗位)变动表;任免审批表、奖惩报告表;学习培训登记表;学历(复印件)、职称(复印件)、职业资格(复印件);个人业绩等历史和现实记录;劳动合同副本(复印件)。

(五)薪酬绩效类:

薪酬绩效主要包括公司员工考勤登记、月份工资发放、社保、公积金缴纳表等资料。

(六)招聘资料类

招聘资料主要包括招聘简历、人力资源管理情况报告表、委托招聘合同等。

(七)培训类

培训类主要包括培训计划、方案、流程、考核及培训教案。必要时分为内训、外训资料。

(八)磁盘音像类

1、系统软件:公司配发和自行选用的各种人力资源核算软件。

2、数据磁盘:公司人力资源核算的季度、年度备份数据。

3、音像物品:记载重要人力资源活动的图片、录音(像)、磁盘等。

(九)其他人力资源资料

1、人力资源档案资料:人力资源档案保管清册、人力资源档案销毁清册、人力资源档案鉴定意见书。

2、人力资源移交清册:各级人力资源管理岗位调整变动时 人力资源交接表及人力资源档案移交清册、人力资源人员临时离岗交接清册。

3、其他资料:其他具有保存价值的人力资源资料。

第十一条 公司可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理人力资源档案。

第十二条 综合管理部应按照规定类别对人力资源档案进行整理立卷归档。未作统一的人力资源档工作资料,可按性质归入相关的人力资源档档案类别。

第十三条 年度终了,及时对上年人力资源档档案进行整理全面清理,需要归档保管的,按照有关类别和方法整理。

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 第四章 员工人事档案

第十四条 人事档案材料收集归档范围

(一)员工录用:聘用工作中形成的录用/聘用审批表、续聘审批表、劳动合同、退职材料等。

(二)员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表、任免报告表(包括考察材料)、鉴定考核、民主评议等形成的综合材料,离职审批表及离职交接清单,工作异动审批表等。

(三)高等教育、国民教育、成人教育和进修、培训工作中形成的学习成绩登记表、毕业登记表,授予学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料等【复印件】。

(四)评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

(五)办理伤残鉴定形成的审批表等文字材料【工资、福利待遇不再办理,北京市非京籍临近退休年龄人员中以申请人人委托存档】。

(六)员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表、上级审查批复以及所依据的证明材料。

(七)表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

(八)各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

(九)创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

(十)体格检查中形成的体检表及健康证等材料。

(十一)其他可供公司参考有保存价值的材料。

第十五条 各相关职能、业务部门应建立主动送交人事档案材料的工作制度,定期将需归档的人事资料移交综合管理部进行清理和归档,档案管理人员要签字接收,及时归档,以防丢失。

第十六条 收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,具有保存价值。需经相关领导审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十七条 不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请有关负责人审查批准,由专人负责监销。

第十八条 人事档案材料,须统一使用A4纸规格,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十九条 员工人事档案自员工入职第一天起为员工建立档案,员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。

第二十条 员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理,并登记《档案存放登记表》,建立《员工档案目录》,以便查询。辞职、辞退员工的档案从原部门提出,单独保管。

第二十一条 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料,档案管理人员应严格做好保密工作,不得随意翻阅、泄露员工档案内容。

综合管理部负责人事工作主管因工作需要可以查阅员工档案,本部门负责人因工作需要可以查询本部门员工档案,其他人因工作需要经综合管理部总监同意后方可查询员工档案。

第五章 人力资源档案整理

第二十二条 人力资源档案整理应当遵循档案形成的规律,保持档案资料之间的内在联系,做到格式统一、分类科学、装订牢固、整齐美观、便于查询。

第二十三条 人力资源档案整理规范:

(一)法规文书类

1、按照人力资源法规制度、管理文件分别整理立卷,每一类可整理成若干卷。

单项内容较多的资料,可单独立卷。

2、法规文书类归档前应认真清理,剔除重复和不必要保留的资料,内容不完整的应设法补齐。文书档案以件为公司装订,同一内容档案的正本、定稿、修改稿为一件,原件和复印件为一件,主件和附件为一件。

3、文书类档案包括:档案封面、卷内目录、文件(书)、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(二)工作文书类:

1、按照工作计划、总结,员工总结述职,请示报告,任免文件分别整理立卷,每一类可整理成若干卷,内容较少时,可以合并立卷。

2、工作文书类档案包括:档案封面(封面必须有LOGO),卷内目录、文书资料、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(三)员工劳动合同类

1、劳动合同档案较少时可与薪酬绩效档案合并归档整理装订。

2、劳动合同类档案包括:档案封面(封面必须有LOGO),卷内目录、劳动合同、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(四)薪酬绩效类:

1、薪酬绩效类按照员工考勤登记、月份工资发放、社保、公积金缴纳表等资料分类整理、归档、装订。

2、薪酬绩效类档案包括:档案封面(封面必须有LOGO),卷内目录、薪酬绩效资料、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(五)招聘资料类

1、招聘资料按照招聘简历、人力资源管理情况报告表、委托招聘合同等分类归档、整理、装订。

2、招聘资料档案包括:档案封面(封面必须有LOGO),卷内目录、招聘资料资料、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(六)培训类

1、培训类按照培训计划、方案、流程、考核及培训教案等分类收集、整理、归档、装订。

2、培训资料档案包括:档案封面(封面必须有LOGO),卷内目录、培训资料资料、人力资源档案保管期限、人力资源档案目录组成。

(七)磁盘音像类

1、按磁盘音像的种类分别整理,集中存放。

2、数据磁盘按内容、时间和公司顺序整理,并在磁盘标签上注明公司、内容、时间,不同版本的系统软件及使用说明存放在一起,并注明软件名称、起用时间等。音像资料应制作有关说明,与音像资料一并存放。

人事系列:企业人力资源档案管理办法

第六章 档案使用与管理

第二十四条 综合管理部按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的人力资源资料整理立卷,编制人力资源档案保管清册。

第二十五条 综合管理部在办理人力资源档案移交时,应当编制人力资源档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质人力资源档案移交时应当保持原卷的封装。电子人力资源档案移交时应当将电子人力资源档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子人力资源档案应当与其读取平台一并移交。

公司档案管理部门接收电子人力资源档案时,应当对电子人力资源档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第二十六条 公司应当严格按照相关制度利用人力资源档案,在进行人力资源档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

公司保存的人力资源档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

人力资源档案借用公司应当妥善保管和利用借入的人力资源档案,确保借入人力资源档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第二十七条 人力资源档案的保管期限分为永久、定期两类。

人力资源档案的保管期限,从人力资源年度终了后的第一天算起。

第二十八条 公司应当定期对已到保管期限的人力资源档案进行鉴定,并形成人力资源档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的人力资源档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的人力资源档案,可以销毁。

第二十九条 人力资源档案鉴定工作应当由公司档案管理部门牵头,组织公司人力资源、审计等机构或人员共同进行。

第三十条 经鉴定可以销毁的人力资源档案,应当按照以下程序销毁:

(一)公司档案管理部门编制、人力资源档案销毁清册,列明拟销毁人力资源档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)公司负责人、部门负责人、经办人在人力资源档案销毁清册上签署意见。

(三)公司档案管理部门负责组织人力资源档案销毁工作,并与人力资源部门共同派员监销。监销人在人力资源档案销毁前,应当按照销毁清册所列内容进行清点核对;在人力资源档案销毁后,应当在销毁清册上签名或盖章。

电子人力资源档案的销毁应当符合国家有关电子档案的规定,并由公司档案管理部门、人力资源管理部门和信息系统管理部门共同派员监销。

第三十一条 公司因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的人力资源档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第三十二条 公司之间交接人力资源档案时,交接双方应当办理人力资源档案交接手续。

移交人力资源档案的公司,应当编制人力资源档案移交清册,列明应当移交的人力资源档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接人力资源档案时,交接双方应当按照人力资源档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的公司有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在人力资源档案移交清册上签名或盖章。

电子人力资源档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子人力资源档案应当与其读取平台一并移交。档案接受公司应当对保存电子人力资源档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子人力资源档案的准确、完整、可用和安全。

第七章 档案整理规范

第三十三条 档案封面要素规定

(一)页边距:上下右均25mm,装订侧一般位于左侧,横向排版时,左侧页边距为30 mm,竖向排版时为25 mm。

(二)案卷号位于右上角,其样式如“案卷号:RLGF-2020-003”或“案卷号:RLZB-2020-02/03”,“案卷号”用楷体小二号字,“RLWG-2020-002”用宋体字,分别表示人力资源档案类别、人力资源档案年度、本类人力资源档案册数顺序数。

(三)封面主标题规范:

①法规文书、工作文书、培训、招聘、劳动合同类,为竖向,原则上不超过6个字,薪酬绩效、报表类,为横向,原则加年度。

②字体为方正粗宋或大标宋简体,大小为小初,标题居中设置。

(四)封面副标题规范:

①单独类型归档的,副标题采取圆括号“( )”居中设置,字体采用楷体,小二号加粗;合并归档的,简洁标明主要内容,内部分项封面,以示区别。

(五)封面LOGO规范:

封面公司LOGO原则上50×50mm左右。

(六)公司名称标注在封面下端装订时间之上一行,居中设置,字体字号按楷体小二号加粗。

(七)装订时间为位于封面下端,以汉字形成标注人力资源档案整理归档完成时间。居中设置,字体字号按楷体小二号加粗。

第三十四条 卷内目录要素主要包括:

上侧标题为:顺序号、案卷标题、页码、文件号;

下侧为立卷公司信息:立卷部门、案卷副标题、案卷起止时间、档案类别、案卷号、卷内页数、保管期限、负责人、部门负责人、立卷人等要素。

第三十五条 案卷封底附件主要包括:

(一)人力资源档案保存期限及代码表;

(二)条件具备的情况下附“年度人力资源档案目录”。

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第八章 ?档案备份制度

第三十六条?本部门所有有价值的文件、报表、业务记录等必须电子文档备份。?

第三十七条?应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《电子文档存档管理办法》有关规定管理。

第三十八条?备份盘与源盘应分开存放,备份盘应在另处保存。

第九章 ?异地就业员工档案管理

第三十九条?异地就业员工原则上由户籍所在地县区级人力资源公共服务中心(简称公服中心)申请个人委托存档。

第四十条 公司上年归集的人事档案原件,管理人员应及时沟通,公司按照应存尽存的原则给予存档。

第四十一条 异地积分落户或临近退休时,均可在公司所在地公服中心申请个人委托存档。

第四十二条 个人临近退休时,存档人员应该到公服中心提前核实档案信息,了解办理退休所需事项。

第十章 附 则

第四十三条 综合管理部应结合实际,拟制人力资源档案管理规范、实施细则。

第四十四条 本办法由综合管理部办负责解释和补充;本办法由总裁办公会审议批准。

第四十五条 本办法自印发之日开始执行。

附件:1、人力资源档案利用申请表

2、二○二×年度人力资源档案目录

3、民营企业人事档案备份目录

4、员工奖励登记(报告)表

5、员工处分登记表

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