零星小工程、零星物品采购招标管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强学院零星工程建设及零星物资采购工作的管理，规范学院财务工作，提高教育资金的使用效益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》和《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于各部门使用财政性资金进行零星物资采购或零星工程建设的相关活动。
第三条
（1）本规定所称零星物资是指不纳入政府采购集中目录范围或者政府采购限额标准以下的。
（2）本规定所称零星工程是指不纳入政府采购集中目录范围或者采购限额标准以下的。
第二章 申报与审批
第四条 学院要本着“勤俭节约、合理规划、量入为出、公开透明”的原则，严格控制采购和建设规模，落实资金来源，并将零星采购计划和零星工程建设方案提交学院研究通过后组织实施。
第五条 零星采购需明确采购物资的名称、品牌、型号、单价、技术指标、预计金额、经费来源等。
第六条 工程项目要委托有资质单位设计施工图纸或方案。施工图纸或方案设计应遵循“安全、适用、美观、经济”原则。
第七条 学院应在每年年初就做好零星工程项目规划工作，在一个财政年度内的同一类型零星工程应捆绑发包，不得肢解或变相肢解、规避招标，不得报大建小，套取财政资金。同一品目或者类别的零星物资批量是指该项目在一个财政年度内的采购额度，不得化整为零、规避招标，凡是能打包进行招标的应该打包招标采购。
第三章 计划实施
第八条 学院零星采购和零星工程建设由学院自行组织或委托资质单位实施公开招投标。零星工程建设或零星物资采购不适合采用公开招标方式，经主管相关部门批准，可采用竞争性谈判或询价采购方式。
第九条 学院零星采购和零星工程建设应当遵循“公开透明、公平竞争、公正合理、诚实信用”的原则。
第十条 零星工程建设或零星物资采购项目所需资金由国内外民间组织或个人捐赠的，若是全额捐赠且资金未进入学院帐户，可参照本办法执行，其余情况均要执行本办法。
第四章 过程管理
第十一条 学院和中标单位或供应商之间的权利和义务，应当按照平等、自愿的原则以合同方式约定。
第十二条 在合同签订后的5个工作日以内，中标单位或供应商应采取现金或转账等方式向学院缴交合同价10%的履约保证金。履约保证金在采购工作验收合格后7日内退还，退还时不计利息。采购物资若需支付预付款，支付方式及数额应提前商定，并在合同中说明。
第十三条 零星工程施工中一般不作变更。如确实需要变更，可变更一次，且学院应在施工前提出申请，说明变更理由及增加或减少的工程造价，会同施工单位、设计单位对变更方案进行会审，形成会审纪要，并按第五条规定送原备案单位备案，原则上累计变更的工程量不得超过合同价的3%。工程变更要严格执行哈尔滨市政府有关设计变更管理的规定。
第十四条 零星工程合同采用固定总价合同，工程量和价格的风险由承包商承担。在合同执行过程中，若出现设计变更情况，原单价作为变更工程量编制预算的依据。
第十五条 零星物资采购合同履行中，学院需追加与合同标的相同的货物或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
第十六条 学院要指定专人负责监督零星工程的质量安全，严格督查并详细记录各类施工材料的型号、规格、数量，同时要把好隐蔽工程验收关，所有隐蔽工程在监督人员及学院负责人等验收合格、签字后方可进入下一道工序。
第十七条 零星工程应建立抽检制度，学院要组织相关人员对施工过程的工程质量进行抽查，重点检查工程的技术指标、数量等是否符合要求，次数不少于3次，每次抽检情况均要记录，相关人员要签名确认。
第五章 验收工作
第十八条 零星工程和零星物资验收工作由单位负责人、专任教师代表、使用和管理人员共同参与，其中工程项目验收还需邀请设计单位、监理单位及其他相关监督单位参加。
第十九条 零星工程应严格按施工图纸或方案进行竣工验收。零星物资验收标准，以合同约定、招标文件要求、产品技术资料、行业规定等为准，物资外观、数量、名称、规格、型号、生产厂家、技术指标、附（备）件、产品技术资料等应作为重点验收项目。若专业系数较高，应聘请相关专业技术人员参加验收。
第二十条 验收时必须填写书面验收报告,报告书要体现工程实际施工量、施工质量或物资数量、型号、质量等内容，参加验收的所有人员应提出相应的验收意见并签名。验收报告书由学院存档备查。
第二十一条 零星工程不能通过验收的，项目学院应责成施工单位限期整改，所需费用由施工单位负责，并根据合同及有关规定追究其经济责任。零星物资验收时发现问题，短期可以解决的要通知供应商限期整改；问题严重，与合同约定明显不符的，退回物资，由此产生的所有费用由供应商负责，给学院造成经济损失的，依法向供应商提出索赔。
第六章 结算与支付
第二十二条 零星工程和零星物资拨款时，应严格按财务有关规定执行。申拨采购款时需提供以下材料：采购合同复印件、验收合格报告书复印件、工程预算书、正式发票（须经办人、验收人和院长签字）。
除特殊情况经报告审批外，对于应该招投标而未招投标的项目，将不予拨款也不得报销。
第二十三条 凡是合同规定有质量保证金的，付款时必须留足质量保证金，以保证质保期的顺利执行，质保期内违约的，质量保证金作为违约金处理。零星工程必须预留合同价的5%作为工程质量保修金，工程保修期为一年及以上，保修期满后无质量问题在10天内退还工程质量保修金，退还时不计利息。
第二十四条 学院要严格按照合同约定的付款方式付款，不得变更合同约定提前付款。1000元以上的款项均应采用转帐方式支付。
第二十五条 20万元以上的零星工程由学院聘请预算中介机构根据工程实际施工情况编制工程结算书，并留存备查。
第二十六条 零星工程进行结算时，如合同内项目结算价高于合同价按合同价结算，低于合同价按结算价结算。工程变更部分按变更量的审核价追加。
第二十七条 新购置的物资在验收合格后，必须纳入学院固定资产管理范围，进行登记造册，办理建账手续。
第七章 管理与监督
第二十八条 学院应将采购工作概况、中标结果、验收情况、采购款支付、工程结算等情况按有关要求在学院网公开栏予以公示，公示时间不少于5个工作日。
第二十九条 学院每季度要汇总已经结算的零星工程建设和零星物资采购项目。
第三十条 学院零星采购工作接受各部门、学院师生及社会各界群众监督，严禁不按采购方式和采购程序采购，严禁暗箱操作，对发现的问题可向纪检部门反映。
第三十一条 教育主管部门将对学院零星采购工作进行监督检查，对发现的违规行为将按有关的法律法规及规定追究相关人员的责任。
第三十二条 学院工程建设项目（含校园绿化工程）施工预算价在5万元以内的项目可以由学院按相关规定，经学院研究通过后，制定具备资质的施工单位施工。学院必须认真核对施工单位的企业法人营业执照、企业资质登记证书、安全资质证书和建造师注册证书原件，并保留相关资质证书复印件。
第八章 附则
第三十三条 本规定如与上级规范性文件相抵触的，按上级规范性文件执行。
第三十四条 本规定自发布之日起执行，此前相关规定与本规定不符的，一律以本规定为准。
第三十五条 本规定实施中的具体事宜由后勤事务管理中心负责解释。
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